記録及び事件書類の特別保存の要望

記録及び事件書類の特別保存の要望について(千葉地方裁判所)

記録及び事件書類の特別保存の要望について

1 記録及び事件書類の特別保存について
 裁判所の記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条第1項,第2項)。

 「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由があるときに,同事件の当事者や関係者などからの要望も踏まえて特別保存とされるものです。

 これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存については,事件当事者や関係者に限らず一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
 特別保存の要望の申出対象は,千葉地方裁判所(千葉地方裁判所管内の支部を含みます。)及びその管内の簡易裁判所に係属していた(いる)事件になります。
 ただし,刑事被告事件に係る訴訟の記録は,訴訟終結後は検察官が保管しますので,申出の対象にはなりません。

3 1項特別保存の要望の申出について
⑴ 1項特別保存に付すべき事件の例
ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

⑵ 要望の申出期間
 事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の9月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。

⑶ 要望の申出方法
 1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
 要望の申出をする事件については,その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載して特定してください。
(千葉地方裁判所及びその管内の簡易裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,御注意ください。)
 事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決や決定があった日付,当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。

⑷ 要望の申出先等
 千葉地方裁判所本庁が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,民事事件及び行政事件については後記6⑴の千葉地方裁判所民事訟廷記録係宛てに,刑事事件については後記6⑵の千葉地方裁判所刑事訟廷記録係宛てに持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 なお,千葉地方裁判所管内の支部,簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は当該簡易裁判所に要望書を提出してください。

4 2項特別保存の要望の申出について
⑴ 2項特別保存に付すべき事件の例
ア 重要な憲法判断が示された事件
イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
エ 世相を反映した事件で史料的価値の高いもの
オ 全国的に社会の耳目を集めた事件又は当該地方において特殊な意義を有する事件
カ 調査研究の重要な参考資料になる事件

⑵ 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
 以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
イ 当該事件を担当した部署から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」ものに該当するとして申出があった事件
ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

⑶ 要望の申出期間
 (前記3の⑵と同じ)

⑷ 要望の申出方法
 2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
ア 要望の申出をする事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
(千葉地方裁判所及びその管内の簡易裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,御注意ください。)
 事件番号が不明な場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決や決定があった日付,当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。    
(記載例)
(ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
(イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
イ 要望の理由
 2項特別保存の要望の申出のあった事件については,当庁の裁判官等で構成する保存記録選定会議で要望の理由などを検討し,千葉地方裁判所において,2項特別保存に付すかどうかを決定しますので,要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,⑴を参考に,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記載してください。
ウ 要望の申出先等
 2項特別保存の要望書は,民事事件及び行政事件については後記6⑴の千葉地方裁判所民事訟廷記録係宛てに,刑事事件については後記6⑵の千葉地方裁判所刑事訟廷記録係宛てに持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 なお,千葉地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても,後記6⑴の千葉地方裁判所民事訟廷記録係又は後記6⑵の千葉地方裁判所刑事訟廷記録係宛てに2項特別保存要望書を提出してください。

5 結果の通知
 特別保存の要望書を提出された方に対しては,後日,結果を通知します。

6 要望に関する照会先
 要望の結果など特別保存に関する照会については,民事事件及び行政事件については⑴の千葉地方裁判所民事訟廷記録係に,刑事事件については⑵の千葉地方裁判所刑事訟廷記録係にお問い合わせください。
 
⑴ 千葉地方裁判所民事訟廷記録係
  郵便番号 260-0013
  千葉県千葉市中央区中央四丁目11番27号
  電 話 043-333-5278
  FAX 043-224-3028

⑵ 千葉地方裁判所刑事訟廷記録係
  郵便番号 260-0013
  千葉県千葉市中央区中央四丁目11番27号
  電 話 043-333-5284
  FAX 043-222-8603

   ・ 1項特別保存要望書(PDF:76KB)
   ・ 2項特別保存要望書(PDF:81KB)

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