記録及び事件書類の特別保存の要望について

記録及び事件書類の特別保存について

 裁判所の記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条第1項,第2項)。

 「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

 これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとしています。

要望の対象事件

 特別保存の要望の対象は,京都地方裁判所(京都地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)が保存している(する)事件書類及び同裁判所を第一審として係属し又は係属していた事件になります。

1項特別保存の要望について

 1項特別保存は,当該事件に関係する特別の事由(以下の(例)を参照)がある場合にするものです。当該事件当事者等は,この特別保存に付するよう要望をすることができますが,特別保存に付すか否かは裁判所が決めます。

 (例)1項特別保存に付す事件

  • 保存期間満了後に当該事件で成立した債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
  • 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
  • その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

要望の受付期間

 事務手続の都合上,要望は,当該事件の保存期間満了日が属する年の9月末日までに行ってください。

 記録等は,保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。民事通常訴訟事件記録及び行政訴訟事件記録の保存期間満了日は,当該事件の完結日(判決確定日,和解成立日など)から5年の保存期間の経過した日となります。

要望方法

 「1項特別保存要望書」に所定の事項を記入して提出してください。

 要望書には,第一審の事件番号(令和○○年(ワ)第○○○号,等)を記入してください。事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。

 (記載例)

  • ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償請求事件
  • ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された原告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償請求事件

 事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。

提出先
  • 京都地方裁判所(本庁)を第一審として係属し又は係属していた事件
     京都地方裁判所 民事訟廷記録係
      〒604-8550
      京都市中京区菊屋町(丸太町通柳馬場東入ル)
      FAX:075-211-3532
  • 京都地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所(園部・宮津・舞鶴・福知山・伏見・右京・向日町・木津・宇治・亀岡・京丹後)を第一審として係属し又は係属していた事件
     各支部及び簡易裁判所(所在地はこちら
提出方法

 持参,郵送又はファクシミリで御提出ください。

書式

 1項特別保存要望書(PDF:76KB)

2項特別保存の要望について

 2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。

 一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所が2項特別保存に付すものもありますが,要望を受けて,2項特別保存に付すものもあります。

 (例)2項特別保存に付す事件

  • 重要な憲法判断が示された事件
  • 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
  • 訴訟運営上特に参考になる審理方法により処理された事件
  • 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
  • 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
  • 調査研究の重要な参考資料になる事件

要望の受付期間

 事務手続の都合上,要望は,当該事件の保存期間満了日が属する年の9月末日までに行ってください。

 記録等は,保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。民事通常訴訟事件記録及び行政訴訟事件記録の保存期間満了日は,当該事件の完結日(判決確定日,和解成立日など)から5年の保存期間の経過した日となります。

要望方法

 「2項特別保存要望書」に所定の事項を記入して提出してください。

事件の特定

 要望書には,第一審の事件番号(令和○○年(ワ)第○○○号,等)を記入してください。事件番号が不明な場合には,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。

 (記載例)

  • ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償請求事件
  • ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された原告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償請求事件

 事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。

特別保存の理由

 2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記載してください。

提出先

 京都府内の地方裁判所(支部及び簡易裁判所を含みます。)を第一審として係属し又は係属していた事件については,以下の提出先に要望書を提出してください。

 京都地方裁判所 民事訟廷記録係
  〒604-8550
  京都市中京区菊屋町(丸太町通柳馬場東入ル)
  FAX:075-211-3532

提出方法

 持参,郵送又はファクシミリで御提出ください。

書式

 2項特別保存要望書(PDF:82KB)

問合せ先

 要望の結果など特別保存に関する照会については,以下にお問い合わせください。

1項特別保存についての問合せ

提出先が京都地方裁判所本庁の場合

 京都地方裁判所 民事訟廷記録係
  TEL:075-211-4543(直通)

提出先が京都地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所(園部・宮津・舞鶴・福知山・伏見・右京・向日町・木津・宇治・亀岡・京丹後)の場合

 各支部及び簡易裁判所の担当部署(所在地はこちら

2項特別保存についての問合せ

 京都地方裁判所 民事訟廷記録係
  TEL:075-211-4543(直通)

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