修習資金の返還に関する納入告知書の誤送付について(最終報告とおわび)

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修習資金の返還を求める手続において発生した納入告知書の誤送付に関し、以下のとおり事実関係をご報告するとともに、元司法修習生の方をはじめとする関係の皆様に対して改めて深くおわび申し上げます。

1 事案の概要
司法修習期間中に修習資金の貸与を受けていた元司法修習生の方(以下「被貸与者」といいます。)のうち、返還期を迎えた方(修習期65期から68期)に対して、令和3年7月8日、官庁会計システムを利用して納入告知書(合計5999件)を郵送しましたが、そのうちの849件(845人分)(※1) について、官庁会計システム上の被貸与者の住所情報を最新のものに更新していなかった結果、納入告知書を被貸与者の現在の住所ではない住所に宛てて誤送付するという事案が発生しました。

2 事実経過
納入告知書を郵送した翌日の令和3年7月9日に、被貸与者の親族の方から、被貸与者宛の納入告知書が本人と別住所の自分に届いたという連絡があったことで、誤送付の事実が判明しました。その後、誤送付が判明した被貸与者に対して、正しい住所に宛てて、同月14日におわび文書とともに年賦金の納入に必要な納付書を再発送しました。併せて、裁判所のウェブサイト上に誤送付の事実を公表して被貸与者の方に事実関係をご報告し、お問合せのためのフリーダイヤルを開設しました。
誤送付した納入告知書の回収については、ウェブサイト上で回収へのご協力をお願いするとともに、誤送付先の住所に宛てて回収への協力をお願いする文書を二度送付(※2)し、誤送付先の方からのフリーダイヤルへの問い合わせに対しても同様に回収へのご協力を依頼しました。これらは、司法行政事務の適正な遂行の確保に関する有識者委員の意見も踏まえて実施いたしました。

3 誤送付した納入告知書(849件)の回収状況等(令和4年2月9日現在) 
(1)最高裁において回収したもの356件
(2)被貸与者本人に転送されたと確認できたもの251件
<内訳> 
  ①誤送付した納入告知書を利用した納付手続きがされており、被貸与者本人に転送されたといえるもの125件
  ②被貸与者本人から転送された旨の連絡があったもの  37件
  ③誤送付先から被貸与者本人に転送した旨の連絡があったもの  89件
(3)  誤送付先において破棄した旨の回答があったもの  42件
(4)  回収に至らなかったもの200件

4 誤送付の原因
納入告知書の送付にあたっては、被貸与者の方から届出(※3)がされた住所情報を官庁会計システムに取り込んだ上で、官庁会計システムを通じて送付処理を行っています。今回の誤送付は、官庁会計システムへの住所情報の取り込みにあたり、事務処理手順等について十分な認識を欠いたまま作業を進めた結果、一部の被貸与者の方に関する最新の住所情報を官庁会計システムに取り込まないままで送付処理をしたことにより発生したものです。

5 再発防止策
上記の原因を踏まえ、官庁会計システムへの住所情報の取り込み作業をはじめとした事務処理の手順全体を見直した上、改めて事務処理手順を職員間で共有・再認識しました。今後は、事務処理手順に沿って正確な作業を行うことで再発防止に努めてまいります。

6 最後に
今般、個人情報に関わる郵便物の誤送付を生じさせたことについて、改めて、被貸与者の方及び関係者の方々に深くおわび申し上げます。誤送付の対象となった被貸与者の方には、回収結果について個別にご連絡を差し上げております。ご不明な点がございましたら、大変お手数ですが、下記問合せ先までご連絡を賜りますようお願いします。

                                                                                                                                                                                           
※1 誤送付の件数について、当初公表した862人は延べ人数であり(同一人に複数通送付するものを複数人と計上)、正確には862件(858人)となります。さらに、後日、正しい住所に宛てた送付であることが判明したものが13件(13人)あり、実際には誤送付の件数は849件(845人)となります。

※2 返信用封筒を同封した日本郵便株式会社の特別あて所配達郵便(https://www.post.japanpost.jp/notification/pressrelease/2021/00_honsha/0528_01_01.pdf)によりました。

※3 納入告知書は、被貸与者の方から届け出のあった住所等に送付します(貸与要綱第30条)。

問合せ先

担当
〒102-8651
東京都千代田区隼町4-2
最高裁判所事務総局経理局主計課出納第二係
電話
03-3264-8621 (平日午前9時~午後5時)
これまでの報告と経過

司法修習期間中に修習資金の貸与を受けていた方(以下「被貸与者の方」といいます。)のうち,その返還期を迎えた方(修習期65期から68期)に対して,令和3年7月8日に納入告知書の送付手続を行いましたが,そのうち一部の方(862名)については,事務手続上の誤りにより,現在お住まいの住所等ではなく,以前届け出て頂いていた住所等に発送したことが判明しました。

該当する方につきましては,改めて正しい住所等に宛てて,謝罪と事情を説明した書面を添えて納付書を再送付する作業をしております。

今回,住所等の更新を適切に行わなかった結果,個人情報に関わる郵便物の誤発送を生じさせたものであり,裁判所として重大な問題と受け止めております

被貸与者の方及び関係の方々に深くお詫び申し上げます。

誤った住所等に発送した納入告知書については,可能な限り早期に回収するよう努めております。

今後も,本ウェブサイト上でも,適時に状況等をお知らせいたします。

(7/14追記)

本日,正しい住所等に宛てた納付書の発送を完了いたしました。重ねて被貸与者の方及び関係の方々にお詫び申し上げます。

また,既に納付を終えられた方につきましては,行き違いとなり申し訳ございません。大変恐縮ではございますが,二重の支払にならないようにご注意ください。

(8/27追記)

誤った住所等に発送した納入告知書につきまして,8月27日現在の回収等の状況は以下のとおりです。

誤発送した納入告知書(862件)のうち,被貸与者の方の正しい住所等に転送されていることが確認できたもの及び最高裁に還付されたものの合計数は,8月27日現在,517件となっております。

残りの345件につきましても,引き続き,その回収に向けて鋭意努力をしております。今後の回収状況につきましても,適時にお知らせいたします。

(10/11追記)

今般,誤った住所等に発送した納入告知書を受け取られた可能性がある方に対して,回収へのご協力をお願いするため,返送用封筒を同封の上「10月4日付け誤発送した封書回収へのご協力のお願い」と題する文書を送付いたしました。

お手数をおかけすることになり,重ね重ね申し訳ございませんが,回収にご協力いただけますよう,どうぞよろしくお願いいたします。

本件につき,ご不明な点がある場合は,以下の担当者宛にご連絡ください。

今後も,誤発送した納入告知書の回収に向けて,鋭意努力してまいります。