記録及び事件書類の特別保存の要望について

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1 記録及び事件書類の特別保存について

裁判所の記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条1項,2項)。

1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件

特別保存の要望の申出対象は,記録については,札幌高等裁判所が第一審裁判所として係属していた(いる)事件になり,事件書類については,札幌高等裁判所が第一審裁判所となる事件及び札幌高等裁判所が上訴裁判所として判断した(する)事件になります。

3 1項特別保存の要望の申出について

1項特別保存は,例えば,特別保存を求める事件についての再審事件が現に係属しているといった,当該事件に関係する特別の事由により保存期間満了後も保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が1項特別保存に付すかどうかを決定します。

(1) 1項特別保存に付すべき事件の例
ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
イ 再審の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

(2) 要望の申出の受付期間
 事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。

(3) 要望の申出方法
 1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形(PDF:40KB)に所定の事項を記入して提出してください。
 要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
(札幌高等裁判所に係属したことがない事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。)
 事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんのでご注意ください。
 札幌高等裁判所が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,下記の札幌高等裁判所民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

    札幌高等裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 060-0042)
      札幌市中央区大通西11丁目
      FAX 011-231-7806

4 2項特別保存の要望の申出について

2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
 裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合に,これを受けて,2項特別保存に付すことを決定するものもあります。

(1) 2項特別保存に付すべき事件の例
ア 重要な憲法判断が示された事件
イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
エ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
カ 調査研究の重要な参考資料になる事件

(2) 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
 以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
イ 当該事件を担当した部から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」ものに該当するとして申出があった事件
ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

(3) 要望の申出の受付期間
 (前記3の(2)と同じ)
 なお,令和元年(平成31年)に保存期間の満了日を迎えた事件については,2項特別保存に付す決定を行っていませんでしたので,令和2年10月末日まで要望の申出をすることができます。

(4) 要望の申出方法
 2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形(PDF:44KB)に所定の事項を記入して提出してください。

ア 要望の申出をする事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
(札幌高等裁判所に係属したことがない事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。)
 事件番号が判明していない場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんのでご注意ください。
(記載例)
(ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の当選無効請求事件
(イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する当選無効請求事件

イ 要望の理由
 2項特別保存の要望の申出のあった事件については,保存記録選定委員会が,要望の理由などを検討した上で,2項特別保存に付すことの可否についての意見を具申し,札幌高等裁判所において,この意見を踏まえて,2項特別保存に付すかどうかを決定します。
 要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,(1)を参考に,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記載してください。

ウ 要望の申出先等
 2項特別保存の要望書は,下記の札幌高等裁判所の民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

    札幌高等裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 060-0042)
      札幌市中央区大通西11丁目
      FAX 011-231-7806

5 要望に関する照会

要望の結果など特別保存に関する照会については,以下にお問い合わせください。
   札幌高等裁判所民事訟廷記録係
     電話  011-350-4784
     FAX 011-231-7806

・ 1項特別保存要望書(PDF:40KB)
・ 2項特別保存要望書(PDF:44KB)