事件記録等の特別保存の要望について

1 記録及び事件書類の特別保存について
 裁判所の記録並びに判決書又は和解調書などの事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項及び少年調査記録規程第7条第1項)が,以下の二つの場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条第1項及び第2項並びに少年調査記録規程第8条第1項及び第2項)。

 一つ目は,記録又は事件書類で「特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項及び少年調査記録規程第8条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです(これを「1項特別保存」といいます。)。

 二つ目は,記録又は事件書類で「史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項及び少年調査記録規程第8条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものです(これを「2項特別保存」といいます。)。この2項特別保存については,一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
 特別保存の要望の申出対象は,函館地方裁判所又は函館家庭裁判所(裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)に係属していた(いる)事件になります。
 ただし,刑事公判請求事件及び略式事件など,事件終了後,裁判所で記録を保存しない事件は対象とはなりません。

3 1項特別保存の要望の申出について
 1項特別保存は,例えば,特別保存を求める事件についての再審事件が現に係属しているといった,当該事件に関係する特別の事由により保存期間満了後も保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が1項特別保存に付すかどうかを決定します。

⑴ 1項特別保存に付すべき事件の例
ア 少年調査記録以外の記録等について
(ア)保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
(イ)再審,和解無効確認又は少年保護処分取消等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
(ウ)その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
イ 少年調査記録について
(ア)少年保護事件記録が1項特別保存に付された事件
(イ)14歳未満の少年の事件で,当該少年が20歳に達する前に少年調査記録の保存期間が満了するもの
(ウ)他の少年の事件の調査のために少年調査記録が必要な事件

⑵ 要望の申出の受付期間
 事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年度の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。
 記録の保存期間が満了する日を確認したい場合は,それぞれの訟廷事務担当者までお問合せください。

⑶ 要望の申出方法
 1項特別保存の要望の申出は,特別保存要望書ひな形(PDF:108KB)に所定の事項を記入して提出してください。
 要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた裁判所及び事件番号を記載してください。
 函館地方裁判所(支部を含みます。)及びその管内の簡易裁判所並びに函館家庭裁判所(支部を含みます。)以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。)。
 事件番号が不明な場合は,事件名欄の余白に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
 函館地方裁判所又は函館家庭裁判所本庁が保存する記録等についての1項特別保存に関する要望書は,下記の函館地方裁判所民事訟廷又は函館家庭裁判所訟廷宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 なお,函館地方裁判所若しくは函館家庭裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は当該簡易裁判所に要望書を提出してください。
                記
      (郵便番号 040-8601)函館地方裁判所
      (郵便番号 040-8602)函館家庭裁判所
      函館市上新川町1番8号
      函館地方裁判所民事訟廷 電話  0138-38-2330
                  FAX  0138-45-6374
      函館家庭裁判所訟廷   電話  0138-38-2350
                  FAX  0138-42-2184

4 2項特別保存の要望の申出について
 2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
 裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合に,これを受けて,2項特別保存に付すことを決定するものもあります。

⑴ 2項特別保存に付すべき事件の例
ア 少年調査記録以外の記録等について
(ア)重要な憲法判断が示された事件
(イ)法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
(ウ)訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
(エ)世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
(オ)全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
(カ)調査研究の重要な参考資料になる事件
イ 少年調査記録について
(ア)少年保護事件記録が2項特別保存に付された事件
(イ)少年保護事件の調査上特に参考になる調査を行った事件
(ウ)世相を反映した事件で史料的価値が高い事件
(エ)全国的に社会の耳目を集め,又は当該地方において特殊な意義を有する事件
(オ)少年非行に関する調査研究の重要な参考資料になる事件

⑵ 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
 以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
イ 当該事件を担当した部又は上級審の事件担当部から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」ものに該当するとして申出があった事件
ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

⑶ 要望の申出の受付期間
 (前記3の⑵と同じ)
 なお,令和元年(平成31年)に保存期間の満了日を迎えた事件についても,2項特別保存に付す決定を行っていませんでしたので,令和2年10月末日まで要望の申出をいただけます。

⑷ 要望の申出方法
 2項特別保存の要望の申出は,特別保存要望書ひな形(PDF:108KB)に所定の事項を記入して提出してください。
ア 要望の申出をする事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号を記載してください。
 函館地方裁判所(支部を含みます。)及びその管内の簡易裁判所並びに函館家庭裁判所(支部を含みます。)以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。
 事件番号が判明していない場合には,事件名欄の余白に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
(記載例)
(ア)○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
(イ)○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
イ 要望の理由
 2項特別保存の要望の申出のあった事件については,保存記録選定委員会が,要望の理由などを検討した上で,2項特別保存に付すことの可否についての意見を具申し,函館地方裁判所又は函館家庭裁判所において,この意見を踏まえて,2項特別保存に付すかどうかを決定します。
 要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,⑴を参考に,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記載してください。
ウ 要望の申出先等
 2項特別保存の要望書は,上記の函館地方裁判所の民事訟廷宛て又は,函館家庭裁判所の訟廷宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 なお,函館地方裁判所若しくは函館家庭裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても,函館地方裁判所の民事訟廷宛て又は函館家庭裁判所訟廷宛てに特別保存要望書を提出してください。

5 要望に関する照会
 要望の結果など特別保存に関する照会については,上記の函館地方裁判所の民事訟廷又は函館家庭裁判所の訟廷にお問い合わせください。