民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について

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1 民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存について
 裁判所における民事事件に関する記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条第1項,2項)。

 「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

 これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
 特別保存の要望の申出対象は,山形地方裁判所(山形地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)に係属していた(いる)事件で,山形地方裁判所が保存する記録等のうち,現に保存されているものです(保存期間の詳細は,別添の一覧表を参照してください。)。

3 1項特別保存の要望の申出について
 1項特別保存は,例えば,再審事件が係属しているといった当該事件に関係する事由により特別保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が特別保存に付すかどうかを決定します。

  • (1) 1項特別保存に付すべき事件の例
  • ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
  • イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
  • ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

(2) 要望の申出の受付期間
 要望の申出対象事件は,前記2のとおりですが,事務手続の都合上,要望の申出は,要望しようとする事件につき保存期間の満了日の属する年の10月31日までに行っていただきますよう御協力をお願いします(例えば,事件の種類が民事通常訴訟事件で,事件完結の日が平成27年5月25日であれば,記録の保存期間は5年ですので,保存期間の満了日は令和2年5月24日となりますから,令和2年の10月31日までとなります。)。

  • (3) 要望の申出方法
     1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
     要望の申出をする事件については,その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
     事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
     山形地方裁判所本庁が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,下記の山形地方裁判所民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
     なお,山形地方裁判所管内の支部,簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は当該簡易裁判所に要望書を提出してください。

  •     山形地方裁判所民事訟廷記録係
          (郵便番号 990-8531)
          山形市旅篭町2丁目4番22号
          FAX 023-625-9816

4 2項特別保存の要望の申出について
 2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。

 裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合に,これを受けて,2項特別保存に付すことを決定するものもあります。

  • (1) 2項特別保存に付すべき事件の例
    ア 重要な憲法判断が示された事件
    イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
    ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
    エ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
    オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
    カ 調査研究の重要な参考資料になる事件
  • (2) 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
     以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
    ア 「最高裁判所民事判例集」又は「最高裁判所裁判集(民事)」に判決等が掲載された事件
    イ 当該事件を担当した部から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」ものなどに該当するとして申出があった事件
    ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件
  • (3) 要望の申出の受付期間
     要望の申出対象事件は,前記2のとおりですが,山形地方裁判所では,その年に保存期間が満了する記録等について,同年の10月以降,2項特別保存に付すものを決定する事務手続を始めますので,要望の申出は,要望しようとする事件につき,保存期間の満了日の属する年の10月31日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。
    令和2年10月31日までに要望の申出をいただきたい事件は,下記アのとおりです。
     要望しようとする事件の保存期間の満了日が分からない場合には,下記イまでお問い合わせください。保存期間の満了日を迎える前又は事件が完結する前の事件については,要望の申出があったことを記録しておき,保存期間の満了日を迎えた際に2項特別保存に付すかどうかの決定をすることとします。

  • ア 令和2年10月31日までに要望の申出をいただきたい事件
     令和2年に保存期間の満了日を迎える事件(民事通常訴訟事件や行政訴訟事件であれば,平成27年1月1日から同年12月31日までに判決の確定や和解等により完結したもの)
     なお,(ア)民事通常訴訟事件及び行政訴訟事件のうち平成30年に保存期間の満了を迎えた事件及び令和元年(平成31年)に保存期間の満了を迎えた事件(平成25年1月1日から平成26年12月31日までに事件が完結したもの),(イ)それ以外の民事事件のうち令和元年(平成31年)に保存期間の満了を迎えた事件については,2項特別保存に付する決定を行っていませんでしたので,今回に限り,令和2年10月31日まで要望の申出をいただけます。
    イ お問合せ先
        山形地方裁判所民事訟廷記録係
          電 話 023-623-9511
          FAX 023-625-9816
  • (4) 要望の申出方法
     2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
    ア 要望の申出をする事件の特定
     事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。事件番号が判明していない場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので,御注意ください。
    (記載例)
    (ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償請求事件
    (イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償請求事件
    イ 要望の理由
     要望の申出のあった事件については,保存記録選定委員会が,要望の理由などを検討した上で,2項特別保存に付すことの可否についての意見を具申し,山形地方裁判所において,この意見を踏まえて,2項特別保存に付すかどうかを決定します。
     要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,申出をした理由の概要を記載してください。
    ウ 要望の申出先等
     2項特別保存要望書は,下記の山形地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
     なお,山形地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても,下記の山形地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに2項特別保存要望書を提出してください。

  •     山形地方裁判所民事訟廷記録係
          (郵便番号 990-8531)
          山形市旅篭町2丁目4番22号
          FAX 023-625-9816

5 要望に関する照会
 要望の結果など特別保存に関する照会については,以下にお問い合わせください。

    山形地方裁判所民事訟廷記録係
      電 話 023-623-9511
      FAX 023-625-9816