事件記録及び事件書類の特別保存の要望(家裁)

記録及び事件書類の特別保存の要望について

1 記録及び事件書類の特別保存について
裁判所の記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項及び少年調査記録規程第7条第1項)が,以下の二つの場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条第1項及び第2項並びに少年調査記録規程第8条第1項及び第2項)。

一つ目は,記録又は事件書類で「特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」と定められているもの(事件記録等保存規程第9条第1項及び少年調査記録規程第8条第1項)で,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などの外部の方々からの要望に基づき,保存の必要を検討した上で特別保存とされるものです(これを「1項特別保存」といいます。)。

二つ目は,記録又は事件書類で「史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」と定められているもの(事件記録等保存規程第9条第2項及び少年調査記録規程第8条第2項)で,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものです(これを「2項特別保存」といいます。)。この2項特別保存についても,外部の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
特別保存の要望の申出対象は,那覇家庭裁判所(那覇家庭裁判所管内の支部を含みます。)に係属していた(いる)事件のうち,当裁判所が保存する事件記録及び事件書類(判決原本等)が対象となります。

3 1項特別保存の要望の申出について
1項特別保存は,当該事件に関係する特別な事由により,保存期間満了後も保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が1項特別保存に付すかどうかを決定します。
● 1項特別保存に付すべき事件の例
ア 少年調査記録以外の記録又は事件書類について
・ 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
・ 再審,和解無効確認又は少年保護処分取消等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
・ 関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
イ 少年調査記録について
・ 少年保護事件記録が1項特別保存に付された事件
・ 14歳未満の少年の事件で,当該少年が20歳に達する前に少年調査記録の保存期間が満了するもの
・ 他の少年の事件の調査のために少年調査記録が必要な事件
● 要望の申出の受付期間
記録等の廃棄等の事務手続の都合上,1項特別保存の要望の申出は,要望の申出をしようとする記録等の保存期間が満了する日が属する年の10月31日までに行ってください。(裁判所必着)。
例えば,事件の種類が家事審判事件で,事件完結の日が令和2年9月1日であれば,記録の保存期間は5年ですので,保存期間の満了日は令和7年8月31日となりますが,要望書の提出期限は令和7年10月31日までとなります。
ただし,平成30年度以前に既に保存期間が満了した記録等は廃棄済みとお考えください。
● 要望の申出方法等
1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
要望の申出をする事件については,その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記入してください(※那覇家庭裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けることができませんので,ご注意ください。)。
事件番号が不明な場合には,【事件に関する情報】欄に,判決等があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記入してください。事件の特定ができないときには,1項特別保存の要望として受け付けることができませんので,ご注意ください。
那覇家庭裁判所本庁及び支部(沖縄,名護,平良及び石垣)が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,事件の係属していた別表の申出先に,持参,郵送又はファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

4 2項特別保存の要望の申出について
2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
裁判所が,外部の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合に,これを受けて,2項特別保存に付すかどうかを決定するものもあります。
● 2項特別保存に付すべき事件の例
ア 少年調査記録以外の記録又は事件書類について
・重要な憲法判断が示された事件
・ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
・ 訴訟運営上特に参考になる審理方法により処理された事件
・ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
・ 全国的に社会の耳目を集め,又は当該地方において特殊な意義を有する事件
・ 家事の紛争,少年非行等に関する調査研究の重要な参考資料になる事件
イ 少年調査記録について
・ 少年保護事件記録が2項特別保存に付された事件
・ 少年保護事件の調査上特に参考になる調査を行った事件
・ 世相を反映した事件で史料的価値が高い事件
・ 全国的に社会の耳目を集め,又は当該地方において特殊な意義を有する事件
・ 少年非行等に関する調査研究の重要な参考資料になる事件
● 要望の有無にかかわらず2項特別保存の認定候補として選定する事件
以下の事件は,外部の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存の認定候補として選定します。
ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
イ 当該事件を担当した係から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考になる審理方法により処理された」ものに該当するなどとして通知された事件
ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件
● 要望の申出の受付期間
(前記の「要望の申出受付期間」と同じ)
● 要望の申出方法等
2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
ア 要望の申出をする事件の特定
事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載してください(※那覇家庭裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けることができませんので,ご注意ください。)。
事件番号が不明な場合には,【事件に関する情報】欄に,次の記入例のように判決等があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができないときは,特別保存の要望として受け付けることができませんので,ご注意ください。
(記載例)
・ ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の離婚訴訟事件
・ ○年○月○日に審判があった,少年○○の傷害致死少年保護事件
・ ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された○○事件(○○の点について判断されたもの)
イ 要望の理由
2項特別保存の要望の申出のあった事件については,保存記録選定委員会(及び支部の事件については支部の意見)が,要望の理由などを検討した上で,2項特別保存に付すことの可否に関する意見を具申し,那覇家庭裁判所において,この意見を踏まえて,2項特別保存に付すかどうかを決定します。
要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,上記「2項特別保存に付すべき事件の例」を参考に,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記入してください。
ウ 要望の申出先等
那覇家庭裁判所本庁及び支部(沖縄,名護,平良及び石垣)が保存する記録等についての2項特別保存要望書は,事件の係属していた別表の申出先に,持参,郵送又はファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

5 要望に関する照会
要望の結果など特別保存に関する照会については,事件の継続していた別表の申出先にお問い合わせください。

1項特別保存要望書ひな形 (PDF:70KB)
2項特別保存要望書ひな形 (PDF:90KB)