民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について

民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について

1 記録及び事件書類の特別保存について
 裁判所の記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条1項,2項)。

 「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

 これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
 特別保存の要望の申出対象は,秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所(管内の支部,家庭裁判所出張所,簡易裁判所を含みます。)に係属していた(いる)事件になります。

3 1項特別保存の要望の申出について
 1項特別保存は,例えば,特別保存を求める事件についての再審事件が現に係属しているといった,当該事件に関係する特別の事由により保存期間満了後も保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が1項特別保存に付すかどうかを決定します。

(1) 1項特別保存に付すべき事件の例
 ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
 イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
 ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

(2) 要望の申出期間
 事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。

(3) 要望の申出方法
 1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
 (秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所(管内の支部,家庭裁判所出張所,簡易裁判所を含みます。)以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。)
事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
 1項特別保存要望書は,記録等を保存する秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所管内の各裁判所(本庁(民事部,刑事部,家庭裁判所),支部,家庭裁判所出張所,簡易裁判所)の訟廷係又は事件係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

4 2項特別保存の要望の申出について
 2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
 裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合に,これを受けて,2項特別保存に付すことを決定するものもあります。

(1) 2項特別保存に付すべき事件の例
 ア 重要な憲法判断が示された事件
 イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
 ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
 エ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
 オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
 カ 調査研究の重要な参考資料になる事件

(2) 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
 以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
 ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
 イ 「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」事件
 ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

(3) 要望の申出期間
 その年に保存期間が満了する記録等について,11月頃に2項特別保存に付すものを決定する事務手続を始めますので,事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします。

(4) 要望の申出方法
 2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
ア 要望の申出をする事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
 秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所(管内の支部,家庭裁判所出張所,簡易裁判所を含みます。)以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,ご注意ください。)
事件番号が判明していない場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
(記載例)
 (ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
 (イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
イ 要望の理由
 2項特別保存の要望の申出のあった事件については,秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所において,「保存記録選定委員会」の意見を聴いた上で,2項特別保存に付すかどうかを決定します。
 要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,(1)を参考に,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,特別保存の理由を記載してください。
ウ 要望の申出先等
 2項特別保存の要望書は,秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所の支部,家庭裁判所出張所,管内の簡易裁判所が保存している記録についても,事件の種別に応じて,秋田地方裁判所の民事訟廷係,刑事訟廷係,秋田家庭裁判所訟廷係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

5 要望に関する照会
 要望の結果など,特別保存に関する照会については,要望書を提出した(することとなる)裁判所にお問い合わせください。

  1. 秋田地方裁判所・秋田家庭裁判所について
    1. 秋田地方・家庭裁判所の紹介
    2. 秋田地方・家庭裁判所長
    3. 管内の裁判所の所在地
      1. 秋田地方裁判所 秋田家庭裁判所 秋田簡易裁判所
      2. 男鹿簡易裁判所
      3. 秋田地方裁判所 能代支部 秋田家庭裁判所 能代支部 能代簡易裁判所
      4. 秋田地方裁判所 本荘支部 秋田家庭裁判所 本荘支部 本荘簡易裁判所
      5. 秋田地方裁判所 大館支部 秋田家庭裁判所 大館支部 大館簡易裁判所
      6. 鹿角簡易裁判所 秋田家庭裁判所 鹿角出張所
      7. 秋田地方裁判所 横手支部 秋田家庭裁判所 横手支部 横手簡易裁判所
      8. 湯沢簡易裁判所
      9. 秋田地方裁判所 大曲支部 秋田家庭裁判所 大曲支部 大曲簡易裁判所
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      1. 通訳人候補者の募集
      2. 秋田地方・家庭裁判所におけるダイヤルイン方式の導入について
      3. 新型コロナウイルス感染症拡大防止に関するお知らせ
      4. 全面禁煙のお知らせ
      5. 仙台高裁秋田支部,秋田地家裁,秋田簡裁,秋田検審の仮庁舎での執務開始日について
      6. 家庭裁判所調査官ガイダンス開催のお知らせ
      7. 「裁判所業務体験ツアー」開催のお知らせ
    7. 司法行政文書の管理
      1. ファイル管理簿
      2. 標準文書保存期間基準(保存期間表)
    8. 秋田地家裁管内のバリアフリー情報
    9. 障害者雇用の推進
    10. 記録及び事件書類の特別保存の要望について