民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について

  • 1 民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存について
    •  裁判所における民事事件に関する記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条1項,2項)。

       「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により, 同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて, 特別保存とされるものです。例えば,特別保存を求める事件についての再審事件が現に係属しているといった,当該事件に関係する事由により,特別保存に付すよう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が1項特別保存に付すかどうかを決定します。

       これに対して,「2項特別保存」 とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものです。この特別保存についても, 一般の方々からの要望を受けて, 裁判所が2項特別保存に付すことを決定することとしていますが,裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付すものもあります。
  • 2 要望の申出対象事件
    •  特別保存の要望の申出は,札幌地方裁判所(札幌地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)に係属していた(いる)事件であれば,事件が判決や和解等により完結した後であっても,係属中であっても行うことができますが,当該事件の記録等が廃棄されると特別保存に付すことができなくなります。
       記録等は,保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。保存期間満了日は,当該事件の完結日(判決確定日,和解成立日など)から保存期間の経過した日ですが,記録の保存期間は事件の種類によって異なります。詳細は別表(PDF:72KB)を御覧ください。
  • 3 1項特別保存の要望の申出について
    • (1) 1項特別保存に付すべき事件の例
      ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
      イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
      ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

      (2) 要望の申出の受付期間
       要望の申出対象事件は,前記2のとおりですが,事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします(例えば,事件の種類が民事通常訴訟事件で,事件完結の日が平成27年12月15日であれば,記録の保存期間は5年ですので,保存期間の満了日は令和2年12月14日となります。したがって,要望の申出は,令和2年の10月末日までとなります。)。
       なお,今年度に限り,令和元年(平成31年)に保存期間の満了日を迎えた事件(民事通常訴訟事件や行政訴訟事件であれば,平成26年1月1日から同年12月31日までに事件が完結したもの)についても,2項特別保存に付す決定を行っていませんでしたので,令和2年10月末日まで要望の申出をいただけます。

      (3) 要望の申出方法
       1項特別保存の要望の申出は, 1項特別保存要望書ひな形(PDF:91KB)に所定の事項を記入して提出してください。
      ア 要望の申出をする事件の特定
       要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた(いる)裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
      (札幌地方裁判所及びその管内の簡易裁判所以外に係属していた(いる)事件についての要望は受け付けておりませんので,御注意ください。)
       事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載し,事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
      (記載例)
      (ア) ○ 年 ○ 月 ○ 日に判決があった,原告 ○○ ,被告 ○○ の損害賠償事件
      (イ) ○ 年 ○ 月 ○ 日の ○○ 新聞朝刊に掲載された被告 ○○ に対する( ○○ 被害に関する)損害賠償事件
       なお,記録等の一部について1項特別保存に付すよう要望することもできます(一部の保存を要望する旨の記載がない場合には,記録等の全てを保存することになります。)。その場合には,要望書の「保存の対象」欄にその範囲を記載してください。

      イ 要望の理由
       要望の申出をされるに当たっては,1項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,申出をした理由の概要を記載してください。

      ウ 要望の申出先等
       札幌地方裁判所本庁が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,下記の札幌地方裁判所民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
       なお,札幌地方裁判所管内の支部,簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は当該簡易裁判所に要望書を提出してください。

                 記
         札幌地方裁判所民事訟廷記録係(庁舎本館3階)
              (郵便番号 060-0042)
           北海道札幌市中央区大通西11丁目
           FAX 011-272-3266

      (4) 要望した結果
       1項特別保存の要望をした結果については,特に公表は予定していませんが,要望の申出をされた方から後記5の要望に関する照会先にお問合せいただければ,個別に結果をお知らせします。
  • 4 2項特別保存の要望の申出について
    • (1) 2項特別保存に付すべき事件の例
      ア 重要な憲法判断が示された事件
      イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
      ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
      エ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
      オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
      カ 調査研究の重要な参考資料になる事件
       ただし,以下の(ア)から(ウ)までの事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
      (ア) 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
      (イ) 当該事件を担当した部から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」ものに該当するとして申出があった事件
      (ウ) 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

      (2) 要望の申出の受付期間
       要望の申出対象事件は,前記2のとおりですが,事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件の保存期間が満了する日が属する年の10月末日までに行っていただきますよう御協力をお願いします(例えば,事件の種類が民事通常訴訟事件で,事件完結の日が平成27年12月15日であれば,記録の保存期間は5年ですので,保存期間の満了日は令和2年12月14日となります。したがって,要望の申出は,令和2年の10月末日までとなります。)。
       なお,今年度に限り,令和元年(平成31年)に保存期間の満了日を迎えた事件(民事通常訴訟事件や行政訴訟事件であれば,平成26年1月1日から同年12月31日までに事件が完結したもの)についても,2項特別保存に付す決定を行っていませんでしたので,令和2年10月末日まで要望の申出をいただけます。

      (3) 要望の申出方法
       2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形(PDF:94KB)に所定の事項を記入して提出してください。なお,今後は,下記(4)のとおり,過去に2項特別保存とされた事件の一覧表(PDF:48KB)をホームページに掲載する予定ですので,要望の申出の際には,一覧表を御確認のうえ行ってください。
      ア 要望の申出をする事件の特定
       要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた(いる)裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載してください。
      (札幌地方裁判所及びその管内の簡易裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので,御注意ください。)
       事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載し,事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。
      (記載例)
      (ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
      (イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
       なお,記録等の一部について2項特別保存に付すよう要望することもできます(一部の保存を要望する旨の記載がない場合には,記録等の全てを保存することになります。)。その場合には,要望書の「保存の対象」欄にその範囲を記載してください。
      イ 要望の理由
       要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,できる範囲で具体的かつ分かりやすく,申出をした理由の概要を記載してください。
      ウ 要望の申出先等
       2項特別保存の要望書は,下記の札幌地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
       なお,札幌地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても,下記の札幌地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに2項特別保存要望書を提出してください。
                 記
                     札幌地方裁判所民事訟廷記録係(本庁本館3階)
             (郵便番号 060-0042 )
           北海道札幌市中央区大通西11丁目
           FAX 011-272-3266

      (4) 要望した結果
       2項特別保存の要望の申出があった事件については,札幌地方裁判所において,保存記録選定委員会の意見を聴いた上で,2項特別保存に付すかどうかを決定し,2項特別保存とされた事件の一覧表をホームページに掲載します。
       なお,これまでに2項特別保存とされた事件についても同様に一覧表を掲載します。要望した申出の結果については,この一覧表を御確認ください。
       おって,一覧表に記載されている以外の結果については,要望の申出をされた方から後記5の要望に関する照会先にお問合せいただければ,個別にお知らせします。
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