事件記録及び事件書類の特別保存の要望について

1 事件記録及び事件書類の特別保存について
  裁判所の事件記録及び事件書類(「事件書類」とは,判決,和解調書,調停調書などのことです。以下,併せて「記
 録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第
 8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない
 旨定められています(事件記録等保存規程第9条1項,2項)。

  「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,そ
 の事由のある間保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第1項)と定められているもので,当該事件
 に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

  これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の
 後も保存しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条第2項)と定められているもので,史料又は参考資料と
 なるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとして
 います。

2 要望の申出対象事件
  特別保存の要望の申出対象は,高松地方裁判所(高松地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)に係属し
 ていた(いる)事件であれば,事件が判決や和解等により完結した後であっても,係属中であっても行うことができ
 ますが,当該事件の記録等が廃棄されると特別保存に付すことができなくなります。
  記録等は,保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。記録の保存期間は事件
 の種類によって異なります。特別保存の要望を検討しているのであれば,あらかじめ当該事件が係属していた(いる)
 担当部署に保存期間をお問い合わせください。

3 1項特別保存の要望の申出について
  1項特別保存は,例えば,再審事件が現に係属しているといった,当該事件に関係する事由により,特別保存に付す
 よう要望の申出があった場合に,これを受けて,裁判所が特別保存に付すかどうかを決定します。

(1)  1項特別保存に付すべき事件の例
  ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
  イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
  ウ 関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

(2) 要望の申出の受付期間
  事務手続の都合上,要望の申出は,要望の申出をしようとする事件につき保存期間の満了日が属する年の10月末日
 までに行っていただきますよう御協力をお願いします。

(3) 要望の申出方法
  1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
  要望の申出をする事件の記載は,その事件が係属していた(する)裁判所及び事件番号(年度,符号,番号)を記載
 してください。
  事件番号が不明な場合は,事件に関する情報欄に,判決があった日付や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情
 報を記載してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意
 ください。
  高松地方裁判所本庁が保存する記録等についての1項特別保存要望書は,下記宛先に持参,郵送,ファクシミリのい
 ずれかの方法で提出してください。
  なお,高松地方裁判所管内の支部,簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は当該簡易裁判所に要望書
 を提出してください。
                             記
   〒760-8586 高松市丸の内1番36号
   高松地方裁判所民事訟廷係  ファクシミリ 087-851-7901
    
4 2項特別保存の要望の申出について
  2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
  裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,特別保存に付すものもありますが,要望の申出があった場合
 に,これを受けて,特別保存に付すことを決定するものもあります。

(1) 2項特別保存に付すべき事件の例
  ア 重要な憲法判断が示された事件
  イ 重要な判例となった裁判がされた事件など法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
  ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件
  エ 世相を反映した事件で史料的価値の高いもの
  オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件で特に重要なもの
  カ 調査研究の重要な参考資料になる事件

(2) 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
   以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
  ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
  イ 当該事件を担当した部から「重要な憲法判断が示された」,「法令の解釈運用上特に参考になる判断が示され
   た」,「訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された」に該当するとして申出があった事件
  ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

(3) 要望の申出の受付期間
   前記3の(2)と同じ

(4) 要望の申出方法
   2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して提出してください。
  ア 要望の申出をする事件の特定
    事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度,符号,番号)を記載し
   てください。
    事件番号が判明していない場合には,記載例のような事件に関する情報を記載して事件を特定してください。
   事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。    
  (記載例)
   (ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
   (イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
  イ 要望の理由
    要望の申出のあった事件については,保存記録選定委員会が,要望がされた理由を検討した上で,2項特別保
   存に付すことの可否についての意見を具申し,高松地方裁判所において,この意見を踏まえて,2項特別保存に
   付すかどうかを決定します。
    要望の申出をされるに当たっては,2項特別保存に付すことが相当であるか否かを検討できるよう,できる範
   囲で具体的かつ分かりやすく,申出をした理由の概要を記載してください。
  ウ 要望の申出先等
    2項特別保存の要望書は,下記宛先に,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
    なお,高松地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存する記録等についても,下記宛先に2項特別保存要望
   書を提出してください。
                             記
    〒760-8586 高松市丸の内1番36号
    高松地方裁判所民事訟廷係  ファクシミリ 087-851-7901

5 要望に関する照会
  要望の結果など特別保存に関する照会については,以下にお問い合わせください。
                             記
    高松地方裁判所民事訟廷係  電話 087-851-1410


    ・ 1項特別保存要望書(PDF:10KB)
    ・ 2項特別保存要望書(PDF:10KB)


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      9. 裁判官による出前講義~綾川町立綾南中学校~(令和2年10月16日実施)
      10. 裁判所職員による出前講義~三豊市立比地小学校~(令和2年11月5日実施)
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    10. 事件記録及び事件書類の特別保存の要望について