事件記録及び事件書類の特別保存の要望及び保存期間の延長の要望について

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事件記録及び事件書類の特別保存の要望及び保存期間の延長の要望について

第1 特別保存

1 事件記録及び事件書類の特別保存について

 令和6年1月30日より新規則が施行され、これまでの「2項特別保存」から名称を変え、「特別保存」として運用されることになりました。
 事件記録等の特別保存に関する規則では、裁判所の事件記録、事件書類及び少年調査記録(以下、併せて「記録等」といいます。)のうち、史料又は参考資料となるべきものは永久に保存する(特別保存)旨定められていますが(同規則第2条第4項、同第3条、同第4条)、史料又は参考資料となるべきものに当たる記録等については、どなたでも特別保存を要望することができます(同規則第7条)。

 ※地方裁判所、簡易裁判所では少年調査記録は取り扱っておりません。

 ※これまでの「1項特別保存」は「保存期間の延長」と名称を変えております。詳細は「第2 保存期間の延長」に記
 載しております。

2 要望の対象事件

 特別保存の要望の対象は、京都地方裁判所及びその管内の支部、簡易裁判所に係属していた(いる)事件です。

3 特別保存の要望について

 裁判所の長が、一般の方々からの要望の有無にかかわらず、記録等を特別保存に付する認定を行う事件もありますが、要望があった場合には、要望の理由を十分に参酌し、選定委員会に意見を聴いて、特別保存に付するか否か認定を行います。

 特別保存に付する認定を行う事件

  ア 重要な憲法判断が示された事件

  イ 重要な判例となった裁判がされた事件など法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件

  ウ 訴訟運営上特に参考となる審理方法により処理された事件

  エ 世相を反映した事件で史料的価値の高いもの

  オ 全国的に社会の耳目を集めた事件又は当該地方における特殊な意義を有する事件で特に重要なもの

  カ 民事及び家事の紛争、少年非行等に関する調査研究の重要な参考資料になる事件

  キ 少年保護事件の調査上特に参考になる調査を行った事件

 要望の有無にかかわらず特別保存に付する認定を行う事件

 以下の事件は、一般の方々からの要望の有無にかかわらず、裁判所において、特別保存に付する認定を行います。

  ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件

  イ 主要日刊紙(地域面を含む。)のうち、2紙以上に終局に関する記事が掲載された事件

  ウ 事件担当部(管内の支部、出張所及び簡易裁判所の事件担当部署を含む。)から上記3アからキまでに該当す
   るとして申出があった事件

 要望の受付期間

 事務手続の都合上、要望は当該事件の保存期間満了日が属する年の10月末日までに行ってください。

 記録等は、保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。民事通常訴訟事件記録及び行政訴訟事件記録の保存期間満了日は、当該事件の完結日(判決確定日、和解成立日など)から5年の保存期間の経過した日となります。

 要望の方法

 特別保存の要望は、特別保存要望書に所定の事項を記入して提出してください。

  ア 要望をする事件の特定
    事件番号が判明している場合には、その事件が係属していた裁判所と事件番号(年度、符号、番号)を記載して
   ください。
    (京都地方裁判所及びその管内の支部、簡易裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりま
   せんので、ご注意ください。)
    事件番号が判明していない場合には、事件に関する情報欄に、次の記載例のように判決があった日付や当事者
   名、事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は、特別
   保存の要望として受け付けることができませんので御注意ください。

    (記載例)
     (ア) ○年○月○日に判決があった、原告○○、被告○○の損害賠償事件
     (イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件

  イ 要望の理由
    特別保存の要望があった事件については、選定委員会が、要望の理由などを検討した上で、特別保存に付するか
   否かについての意見を具申し、京都地方裁判所の長において、この意見を踏まえて、特別保存に付するか否か認定
   します。なお、特別保存に付さない認定をしようとする場合には、最高裁に設置される「記録の保存の在り方に関
   する委員会」に意見を求めた上で認定を行います(事件記録等の特別保存に関する規則8条)。
    要望をするに当たっては、当該事件が前記(特別保存に付する認定を行う事件)のどれに該当するか、及び、
   該当する理由を、できる範囲で具体的かつ分かりやすく記載してください。

  ウ 要望の提出先等
    特別保存要望書は、下記の京都地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに、持参、郵送、ファクシミリのいずれかの方
   法で提出してください。
    京都地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても、下記の京都地方裁判所の民事訟廷
   記録係宛てに特別保存要望書を提出してください。なお、特別保存を要望する記録等を保存している裁判所に提出
   いただくことも可能です。

    京都地方裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 604-8550)
      京都市中京区菊屋町(丸太町通柳馬場東入ル)
      FAX 075-211-3532

第2 保存期間の延長

1 事件記録及び事件書類の保存期間の延長について

 「保存期間の延長」とは、令和6年1月30日より改正後の事件記録等保存規程が施行されたことに伴い、「1項特別保存」から名称を変えたものです。これは「記録又は事件書類で特別の事由により保存期間満了の後も保存の必要があるものは、その事由のある間保存期間を延長しなければならない。」(事件記録等保存規程第9条)と定められているもので、当該事件に関係する特別の事由により、同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて、保存期間を延長するものです。

2 保存期間を延長すべき事件の例

 ⑴ 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件

 ⑵ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し、又は係属することが予想される事件

 ⑶ その他の関連する事件が現に係属し、又は係属することが予想される事件

3 要望の方法

 保存期間延長の要望は、保存期間延長要望書に所定の事項を記入して提出してください。

 要望をする事件の記載は、その事件が係属していた裁判所及び事件番号(年度、符号、番号)を記載してください(京都地方裁判所及びその管内の支部、簡易裁判所以外に係属していた事件についての要望は受け付けておりませんので、ご注意ください。)。

 事件番号が不明な場合は、事件に関する情報欄に、判決があった日付や当事者名、事件名等の事件の特定に必要な情報を記載してください。事件の特定ができない場合は、保存期間延長の要望として受け付けることができませんので御注意ください。

 京都地方裁判所本庁が保存する記録等についての保存期間延長要望書は、下記の京都地方裁判所民事訟廷記録係宛てに、持参、郵送、ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。

 なお、京都地方裁判所管内の支部、簡易裁判所が保存する記録等については、当該支部又は当該簡易裁判所に要望書を提出してください。

    京都地方裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 604-8550)
      京都市中京区菊屋町(丸太町通柳馬場東入ル)
      FAX 075-211-3532

問合せ先

特別保存についての問い合わせ

京都地方裁判所民事訟廷記録係
電話  075-211-4543

保存期間の延長についての問い合わせ

提出先が京都地方裁判所本庁の場合

 京都地方裁判所民事訟廷記録係
 電話  075-211-4543

提出先が京都地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所(園部・宮津・舞鶴・福知山・伏見・右京・向日町・木津・宇治・亀岡・京丹後)の場合

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