民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について

記録及び事件書類の特別保存の要望について

1 民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存について
 裁判所における民事事件に関する記録及び事件書類(以下,併せて「記録等」といいます。)については,保存期間が満了した場合には廃棄する旨定められています(事件記録等保存規程第8条第1項)が,「1項特別保存」と「2項特別保存」に当たる場合には,保存期間満了後も保存しなければならない旨定められています(事件記録等保存規程第9条1項,2項)。

 「1項特別保存」とは,「記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは,保存期間満了の後も,その事由のある間保存しなければならない。」と定められているもので,当該事件に関係する特別の事由により,同事件の当事者や関係者などからの要望に基づいて,特別保存とされるものです。

 これに対して,「2項特別保存」とは,「記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは,保存期間満了の後も保存しなければならない。」と定められているもので,史料又は参考資料となるべき記録等が特別保存とされるものですが,この特別保存についても,一般の方々からの要望を受けることとしています。

2 要望の申出対象事件
 特別保存の要望の申出対象は,新潟地方裁判所(新潟地方裁判所管内の支部及び簡易裁判所を含みます。)に係属していた(いる)事件です。
 記録等は,保存期間満了日の翌年には廃棄の手続を行うことになりますので御注意ください。保存期間満了日は,当該事件の完結日(判決確定日,和解成立日など)から保存期間が経過した日ですが,記録の保存期間は事件の種類によって異なりますので,詳細は別表を御覧ください。

3 1項特別保存の要望の申出について
 1項特別保存は,⑴記載のとおり,特別の事由により保存期間満了後も特別に保存するものです。当該事件が係属していた(いる)裁判所が要望の申出を受けて,1項特別保存に付すかどうかを決定します。

⑴ 1項特別保存に付すべき事件の例
ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件
イ 再審又は和解無効確認等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
ウ その他の関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件

⑵ 要望の申出の受付期間
 要望の申出は,事務手続の都合上,記録等の保存期間が満了する日が属する年の8月末日までに行ってください。(例えば,民事通常訴訟事件で,事件完結の日が平成27年(2015年)5月25日であれば,記録の保存期間は5年ですので,保存期間の満了日は令和2年(2020年)5月24日となりますから,令和2年の8月末日までとなります。)。

⑶ 特別保存の終期
 1項特別保存については,特別保存に付することが決定したときから10年間保存する取扱いとします。
  
⑷ 要望の申出方法
 1項特別保存の要望の申出は,1項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して,その事件が係属していた(いる)裁判所に提出してください。
ア 事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた(いる)裁判所と事件番号(平成○○年(ワ)第○○○号など)を記載してください。
 事件番号が判明していない場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付(和解成立日付)や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができません。
(記載例)
(ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
(イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
イ 要望の理由
 要望の申出には,⑴を参考に,1項特別保存に付すことを必要とする理由を具体的かつ分かりやすく記載してください。
ウ 要望の申出先等
 1項特別保存の要望書は,新潟地方裁判所本庁が保存する記録等については,下記の新潟地方裁判所民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 また,新潟地方裁判所管内の支部,簡易裁判所が保存する記録等については,当該支部又は簡易裁判所に提出してください。
        記
    新潟地方裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 951-8511)
      新潟県新潟市中央区学校町通1-1
      FAX 025-222-3903

4 2項特別保存の要望の申出について
 2項特別保存は,史料又は参考資料となるべき記録等について,保存期間満了後も特別に保存をするものです。
 裁判所が,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,2項特別保存に付す事件もありますが,要望の申出があった場合には,新潟地方裁判所内に設置される保存記録選定委員会の意見を踏まえて,2項特別保存に付す事件もあります。

⑴ 2項特別保存に付すべき事件の例
ア 重要な憲法判断が示された事件
イ 法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件
ウ 訴訟運営上特に参考になる審理方法により処理された事件
エ 世相を反映した事件で史料的価値の高い事件
オ 全国的に社会の耳目を集めた又は当該地方において特殊な意義を有する事件
カ 調査研究の重要な参考資料になる事件

⑵ 要望の有無にかかわらず2項特別保存に付す事件
 以下の事件は,一般の方々からの要望の有無にかかわらず,裁判所において,2項特別保存に付します。
ア 「最高裁判所判例集」又は「最高裁判所裁判集」に判決等が掲載された事件
イ 当該事件を担当した部(裁判所)から⑴のア,イ,ウに該当するとして申出があった事件
ウ 主要日刊紙のうち2紙以上(地域面を除く。)に終局に関する記事が掲載された事件

⑶ 要望の申出の受付期間
(前記3の⑵と同じ)

⑷ 要望の申出方法
 2項特別保存の要望の申出は,2項特別保存要望書ひな形に所定の事項を記入して新潟地方裁判所に提出してください。
ア 事件の特定
 事件番号が判明している場合には,その事件が係属していた裁判所と事件番号(平成○○年(ワ)第○○○号など)を記載してください。(新潟県内以外の裁判所に係属していた事件についての要望は受け付けられません。
 事件番号が判明していない場合には,事件に関する情報欄に,次の記載例のように判決があった日付(和解成立日付)や当事者名,事件名等の事件の特定に必要な情報を記載して事件を特定してください。事件の特定ができない場合は,特別保存の要望として受け付けることができません。
(記載例)
(ア) ○年○月○日に判決があった,原告○○,被告○○の損害賠償事件
(イ) ○年○月○日の○○新聞朝刊に掲載された被告○○に対する(○○被害に関する)損害賠償事件
イ 要望の理由
 要望の申出には,⑴を参考に,2項特別保存に付すことが相当とする理由を具体的かつ分かりやすく記載してください。
ウ 要望の申出先等
 2項特別保存の要望書は,下記の新潟地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに,持参,郵送,ファクシミリのいずれかの方法で提出してください。
 なお,新潟地方裁判所管内の支部又は簡易裁判所が保存している記録等についても,下記の新潟地方裁判所の民事訟廷記録係宛てに2項特別保存要望書を提出してください。
        記
    新潟地方裁判所民事訟廷記録係
      (郵便番号 951-8511)
      新潟県新潟市中央区学校町通1-1
      FAX 025-222-3903


別表(PDF:93KB)
1項特別保存要望書(PDF:45KB)
2項特別保存要望書(PDF:46KB)

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